税理士法人エム・アンド・アイの近藤です。

明日から4月(とは言っても最近また寒さが逆戻りして来て、春はすぐそこ、ということを忘れてしまいそうですね)、これから歓迎会やお花見など、会社の行事も多くなるのではないでしょうか。幹事担当になった方は、色々大変ですよね。お店の予約やお料理の手配、その上お金の管理にも気を遣います。

そこで、重要になってくるのが、領収証です。

領収証(領収書)とは、代金が支払われたとき、その証拠として発行される書類です。
領収証によって支払いの事実を明らかにすることができ、二重払いの防止にもなります。税務上も大切な書類の1つです。

領収証の用紙については、特に決まりはなく、書き方も法律で定められている訳ではありません。通常は市販のものを利用したり、自社で独自に印刷したりしたものを使用しますが、極端な話、適当な紙に書いたメモでもいいのです。

領収証は支払いの事実を証明するものなので、通常次の5つの事項が記載されています。
いつ「日時」
誰が「宛名」
誰に「受領者」
何の代金として「内容(但し書き)」
いくら「金額」

よく宛名が「上様」になっているものがありますが、これでは支払った側を証明することが出来ません(上様が誰かを特定出来ません)。ただし、小売(レジ用紙も領収証の一種です)・駐車場代などでは、宛名を記入してもうことが困難な場合が多いので、宛名のないものでも構いません。
また、内容が「お品代」となっているものもありますが、これも内容が明確でないので具体的な内容を記載してもらったほうがいいでしょう。

細かいようですが、領収証は、税務上も支払の事実を証明する重要な書類なのです。
経理担当が厳しくなるのも当然だと思って下さいね。
幹事担当の方は、『領収証を失くして、精算してもらえない!』なんてことのない様に、しっかり領収証を受取って下さい。